Vilka roller bör delta när kraven tas fram?

Utgå från kravkedjan – inte bara en titel

Utgångspunkten för vilka som bör delta är vad kraven måste leva upp till. Enligt SKR bör kraven vara enkla, tydliga och självständiga, ändamålsenliga, relevanta och tillräckligt ambitiösa, förpliktande, uppföljningsbara och realistiska, stimulerande samt inriktade på resultat men även struktur och process.

Varje krav bör rymma motivet, själva kravet och hur anbudsgivaren ska visa att kravet uppfylls – verifikat eller bevis. Det ger en första rollista: den som äger motivet, den som formulerar kravet och den som kan granska verifikatet.

Kravterminologin visar vilka begrepp rollerna måste hantera. I termer från ISO/IEC/IEEE 29148:2011, Systems and software engineering – Life cycle processes – Requirements engineering, ingår bland annat krav, ägare, syfte, kravtyp, härledda krav, kravattribut, kravegenskap, kravvalidering och kravverifiering.

Tillsammans behöver deltagarna täcka kedjan från intressentkrav och funktionella krav respektive processkrav hela vägen till validering och verifiering – inte bara en titel per dokument.

Behovsägaren: verksamheten som ska få effekt

Verksamheten som har behovet måste vara med tidigt. SKR konstaterar att ett bra slutresultat kräver engagemang från den verksamhet som har behovet och kännedom om behov och förväntade effekter. Det är denna part som identifierar mål och behov för det primära upphandlingsobjektet. Arbetar organisationen kategoristyrt tas målen fram i kategoriplanen; eventuella sekundära övergripande mål identifieras separat.

Behovsägaren formulerar funktionskrav genom att fråga varför – vilka effekter eller funktioner är önskvärda. Gäller upphandlingen samhällsviktig verksamhet måste relevant nivå på beredskap beaktas, så kallad försörjningsberedskap, vilket är ännu ett skäl för verksamheten att delta tidigt. Behovsägaren ansvarar också för att kravnivån går att leva med i vardagen efteråt.

Kravledaren eller kravanalytikern: håller ihop kravarbetet

Kravledaren är metodstöd, inte beställare av innehållet. Rollen leder identifiering, strukturering och dokumentation av krav och håller ihop en gemensam terminologi så att olika yrkesgrupper menar samma sak med kravattribut, härledda krav, kravvalidering och kravverifiering. I samma termlista ingår begrepp som atomärt, komplett, konsistent, nödvändigt, fullständigt, unik identifierare, syfte och ägare.

Kravledaren använder kravattribut och kravegenskaper som svårighetsgrad och kravtyp vid prioritering och håller isär härledda krav från de ursprungliga. Rollen säkerställer att validering och verifiering får egna aktiviteter och namngivna ansvariga, och att kravspecifikation respektive särskilda kontraktsvillkor hänger ihop så att kraven går att pröva både i utvärdering och förvaltning.

Sakkunniga och användare: vardagen, riskerna och verifierbarheten

Funktionella krav och processkrav fångas bäst av dem som arbetar i processen och av dem som driftar och underhåller lösningen. Att processkrav, intressentkrav och funktionella krav är egna typer i termlistan från standarden visar att de kräver olika deltagare. Processägaren beskriver flödet, drift och underhåll beskriver förutsättningarna, och användarna beskriver vad som faktiskt måste fungera i vardagen.

Krav inom informationssäkerhet, miljö, arbetsmiljö och riskhantering har egna standarder som SIS tillhandahåller: SS-EN ISO/IEC 27001:2023 och SS-EN ISO/IEC 27002:2022 för informationssäkerhet, cybersäkerhet och integritetsskydd, SS-EN ISO 14001:2015 för miljöledningssystem, SS-EN ISO 45001:2023 för arbetsmiljöledningssystem och SS-ISO 31000:2018 för riskhantering. Sakkunniga på dessa områden behöver delta både för att fånga kraven och för att bedöma om de är möjliga att följa upp.

Slutanvändarnas roll hänger på verifierbarheten. Någon som känner verksamheten behöver bedöma om det föreslagna beviset faktiskt speglar det som ska uppnås.

Upphandling, avtal och uppföljning: gör kraven prövbara

Upphandlaren behöver vara med när kraven formuleras, eftersom upphandlingsdokumentet ska innehålla samtliga handlingar för upphandlingen. SKR skiljer på kvalificeringskrav (obligatoriska krav på leverantören), kravspecifikation (krav på leveransen), tilldelningskriterier eller utvärderingskriterier, tillkommande kriterier samt särskilda kontraktsvillkor (krav som ställs på leverantören eller leveransen och som ska uppfyllas under kontraktstiden).

SKR betonar att planeringen för hur utvärdering av leverantör och anbud ska ske måste göras redan när kraven identifieras och formuleras. Man ska också skilja på krav som ska vara uppfyllda vid anbudsutvärdering och krav som ska uppfyllas under kontraktstiden. Den som följer upp kontrakt, resultat och ekonomi bör därför sitta med i kravarbetet.

Statskontoret bedömer att kompetensen för upphandling och avtalsuppföljning kan behöva stärkas lokalt, och att kommuner och regioner bör överväga om kontrollen av privata utförare behöver prioriteras högre än i dag.

Den som skriver kraven behöver veta om kravet är ett ska-krav eller bör-krav och hur det kommer att prövas – vid utvärderingen eller först under kontraktstiden.

Ledning och styrning: prioriterar och äger helheten

Ledningen sätter nivån för vilka krav som är rimliga att resursätta och följa upp. Statskontorets analys visar att både det politiska ledarskapet och förvaltningens chefskap är avgörande för att kommuner och regioner ska prioritera kontroll och uppföljning tillräckligt högt. Det är också väsentligt att ha tillgång till effektiva metoder, exempelvis automatiska kontroller, samt att arbeta aktivt och strategiskt med riskanalyser och utbildningar.

Styrningen har en formell hemvist. Kommunallagen (2017:725) ger kommuner och regioner verktyg för att kontrollera och följa upp privata aktörer, och de ska enligt lagen bland annat ta fram ett program med mål och riktlinjer som omfattar verksamhet i privat regi. Ansvaret är fördelat mellan fullmäktige, styrelse och nämnder.

Statskontoret föreslår att regeringen tar initiativ till att förstärka styr- och uppföljningskedjan. Förslaget innebär att kommunallagen tydliggör att kommun- eller regionstyrelsens uppsikt omfattar uppföljningen av privata utförare. Styrelsen ska också varje år rapportera om sitt arbete och resultatet av uppföljningen till fullmäktige.

Statistiska fakta om kravuppföljning i svenska myndigheter

Externa parter: leverantörer, bransch och idéburna aktörer

Standarder är en kanal för extern påverkan på kraven. SIS konstaterar att standarder är frivilliga att tillämpa men kan fungera som obligatorisk referens, exempelvis i föreskrifter från myndigheter och vid upphandling, och inbjuder till deltagande i tekniska kommittéer för den som vill påverka framtidens standarder. Bransch- och standardiseringsnätverk är därför relevanta deltagare när kravpraxis ska sättas, eftersom kraven annars riskerar att hamna vid sidan av vad som redan är överenskommet.

Leverantörer kan bidra i marknadsdialog och visa vad som är tekniskt möjligt, men ingen enskild part bör ensam definiera kraven. Eftersom kravspecifikationen ska prövas mot samtliga anbud och kvalificeringskraven ska vara obligatoriska krav på leverantören, behöver kravformuleringen hållas på en nivå som inte är skriven kring en specifik aktörs lösning.

Idéburna och privata aktörer är en tillgång i samverkansprojekt, inte en ersättning för behovsägarens eget kravarbete. I sådana projekt tillför parterna olika kompetenser och expertis inom relevanta kunskapsområden, men ansvaret för vilka krav som gäller bör fortfarande ligga hos den som äger behovet.

Rollkarta för samverkansprojekt och flerpartsuppdrag

I flerpartsuppdrag måste det stå skrivet vem som gör vad. Enligt Tillväxtverkets handbok för EU-projekt ska stödmottagaren, om projektet är ett samverkansprojekt, tydliggöra vilken eller vilka parter som ska genomföra arbetet. Det motsvarar grundfrågan i kravarbetet: vilka parter är med för att lösa problemet.

ESF-projektet Hållbar helhet visar hur en sådan rollkarta kan se ut i praktiken. Projektägare är Urkraft ASF AB, projektperioden löper 2025-10-01 till 2027-09-30, total projektbudget är 10 948 322 kronor, beviljat ESF-stöd är 5 929 178 kronor med 40 procents medfinansieringsgrad, och planerat antal deltagare är 60. Partnerskapet kombinerar offentlig, privat och idéburen sektor eftersom flera aktörer har ansvar för målgrupperna men ingen samordnad struktur erbjuder hela spektrat av insatser – från samordning och planering av insats till praktisk verkstad med uppföljning och utvärdering.

En praktisk rollkarta för kravfrågorna bör därför ange vem som äger behovet och målen: behovsägaren. Den bör också ange vem som leder identifiering, strukturering och dokumentation av krav: kravledaren. Vidare vilka sakkunniga som bidrar inom process, drift, underhåll, informationssäkerhet, miljö, arbetsmiljö och risk, vem som ansvarar för upphandling och avtalsuppföljning, samt vem som formulerar verifikat och följer upp dem.

Tillväxtverkets krav på att tydliggöra vilka parter som genomför arbetet ger stöd för att samma tydlighet tillämpas på kravarbetet.

Vanliga rollmissar att undvika

Att bara en funktion tar fram kraven. SKR slår fast att det krävs engagemang från den verksamhet som har behovet och kännedom om behov och förväntade effekter. Saknas behovsägaren tappas både motivet och kopplingen till önskade effekter, och kraven riskerar att bli svåra att följa upp.

Att slutanvändare kopplas in för sent. Utan dem som möter lösningen i vardagen blir verifikaten svaga och svåra att granska.

Att ingen ansvarar för verifikat. Utan namngiven mottagare av verifikatet blir kraven oprövbara.

Att krav saknar motiv. Motivet är det som gör det möjligt att senare prioritera mellan krav och att förklara varför ett krav inte kunde sänkas.

Att uppföljningen glöms bort. Någon behöver äga uppföljningen redan i kravarbetet, så att krav som gäller under kontraktstiden inte tappas.