Så avgränsar du ett pilotprojekt för programvara

Låt syftet sätta gränsen – inte tvärtom

Enligt Boverket får en detaljplan inte omfatta ett större område än vad planens syfte och genomförandetid kräver, och inte vara mer detaljerad än syftet kräver (PBL 4 kap. 32 §). Samma princip gäller en pilot: bestäm först vad ni ska lära er eller bevisa, och låt syftet styra hur många processer, användargrupper och integrationer som får plats.

Skriv syftet som en fråga som går att besvara, inte som ett område. Frågan tvingar fram ett ja, ett nej eller ett mätvärde när piloten är slut. Gå igenom varje önskad del och stryk allt som inte behövs för att besvara just den frågan – det som återstår är pilotens omfattning. Krav och funktioner som inte tjänar syftet hör inte hemma i den här fasen, hur nyttiga de än är i ett färdigt system.

Så avgränsar du ett pilotprojekt för programvara

Avgränsa i två riktningar: bredd och djup

Boverket använder två riktningar för att beskriva ett planområde: det ska avgränsas horisontellt och får även avgränsas vertikalt (Boverkets föreskrifter 2020:5, 3 kap. 1 §). Utan vertikal avgränsning gäller planområdet i princip obegränsat i höjdled. Samma mekanik gäller för en pilot.

Den horisontella gränsen svarar på vad som omfattas i bredd: vilka delar av verksamheten, vilka användargrupper och vilka datamängder. Den vertikala gränsen svarar på hur långt in i kedjan piloten går – från inläsning hela vägen till beslut, eller bara fram till en första prototyp som någon annan tar vidare. Saknas en vertikal gräns fortsätter piloten i praktiken obegränsat framåt: den omfattar allt som kommer efter.

Gränsen måste gå att peka på, inte bara beskrivas i ord. Boverket kräver att avgränsningen ska kunna redovisas tydligt. Det innebär att ni ska kunna lista vilka register, system, processer och roller som ingår – och hur många. Ett antal går att redovisa och följa upp; formuleringar som ”några handläggare” eller ”de viktigaste flödena” gör det inte.

Avgränsning: Pilot vs. Full projekt

Formulera uppdraget så att det går att följa upp

KB-utredningen visar hur ett uppdrag kan se ut. Genom beslut den 19 december 2002 bemyndigade regeringen chefen för Utbildningsdepartementet att tillkalla en särskild utredare (dir. 2002:156). Med stöd av bemyndigandet anställdes departementsrådet Gunnel Stenqvist den 7 januari 2003 som särskild utredare, och den 1 april 2003 anställdes en biträdande sekreterare. Den 2 oktober 2003 beslutade regeringen genom tilläggsdirektiv att förlänga utredningstiden från den 1 oktober till den 31 december 2003. Betänkandet överlämnades i december 2003.

Skriv pilotuppdraget med samma fyra fält. Först ett bemyndigande: vem får fatta vilka beslut, vilken budget och vilka personresurser piloten får använda. Sedan ett direktiv: vad som ska undersökas eller byggas, och vad som uttryckligen inte ingår. Därefter en utsedd ledning: en namngiven ansvarig, plus eventuellt sekreterar- eller projektstöd. Till sist en tidpunkt för redovisning, med datum.

KB:s förlängning var ett formellt tilläggsdirektiv med ett nytt datum – inte en glidande överenskommelse i korridoren. Inför samma regel i piloten: en förlängning beslutas av den som gav uppdraget och dokumenteras med ett nytt slutdatum. Då syns det i efterhand om det var tiden eller avgränsningen som brast.

Roller, kompetens och externa experter

KB-utredningen hade tre arbetsgrupper knutna till sig, och utöver dem bistod experter från berörda myndigheter och organisationer. Modellen passar en pilot: en kärna som äger arbetet och experter som kopplas in på avgränsade frågor och sedan lämnar.

Upphandlingsmyndigheten beskriver att beställaren utvecklar och formar sin projektgrupp utifrån förstudien och insikter från arbetet i tidiga skeden, och att ett byggprojekt kräver olika roller och kompetenser. Beställarens interna kompetens kan behöva förstärkas med extern kompetens för att ta fram underlag. Gör därför en lista över pilotens roller – beställare, projektledning, domän- och användarkompetens, utveckling, test, juridik, informationssäkerhet, tillgänglighet – och markera om kompetensen finns internt eller ska köpas in.

Markeringen är i sig ett avgränsningsbeslut. Allt som ska upphandlas tar tid innan arbetet kan börja, och varje extern roll behöver ett mandat som ryms inom uppdraget. Lägg hellre till tid i uppdraget än roller som ingen hunnit upphandla.

Från förstudie till konkretiserade projektmål

Upphandlingsmyndigheten beskriver projekteringsskedet så att förstudien och andra handlingar ska konkretiseras och utgöra underlag för det fortsatta arbetet, och att projektmål – till exempel hållbarhet och gestaltning – ska föras vidare till de konsulter som ska utföra arbetet. I en pilot är det i den övergången som avgränsningen antingen följer med eller tappas.

Gör avgränsningen till en överenskommelse i stället för en anteckning. Skriv in den i uppdragsbeskrivningen till dem som ska utföra arbetet och låt den gå igen i aktivitets- och tidsplanen. Upphandlingsmyndigheten framhåller att framgångsrik strategisk planering bygger på en väl genomarbetad aktivitets- och tidsplanering, och att planeringen har stor betydelse för det arbetsklimat som projektmedlemmarna sedan ska verka i. Står målen bara i förstudien är det ingen som mäter dem i genomförandet.

Skriv ner vad som ligger utanför

En lista över vad som inte ingår är lika viktig som kravlistan. Boverket kräver att avgränsningen måste gå att redovisa tydligt – det gäller även en pilot. Finns gränsen bara i projektledarens huvud går den inte att redovisa, varken till styrgruppen under arbetet eller vid en efterhandsgranskning.

Konkretisera gränsdragningen mot tre saker: angränsande system och register som piloten inte rör, angränsande processteg före och efter som ligger utanför, och pågående initiativ på samma område som ni avstår från att överlappa. KB-utredningen redovisade berörda myndigheter och pågående utredningar som en del av sitt arbete. Samma genomgång ger argumenten för varför just er pilot är avgränsad som den är.

Gränsdragning – kontrolllista

Tillgänglighet och användarnas förutsättningar

Den som ska använda verktyget behöver också veta hur det fungerar. Det gäller särskilt tillgänglighetsfunktioner, som är inbyggda i program och format och därför lätt förutsätts vara kända. Vägledning om tillgänglighetsanpassning av information pekar på att de som behöver veta hur man använder tillgänglighetsfunktioner i program för att skriva information och konvertera till andra format bör få stöd för det.

Bestäm därför tidigt vilka tillgänglighetskrav som ingår i just den här piloten och vilka som medvetet skjuts till en senare fas. Krav som påverkar datamodell, gränssnittsstruktur och innehållsformat behövs redan nu, eftersom de är kostsamma att lägga på i efterhand; detaljer som rör enskilda vyer kan komma senare. Skriv in båda listorna i avgränsningen, så att det som skjuts framåt är ett dokumenterat beslut och inte en försummelse.

Följ upp och justera gränsen under resan

Statskontoret betonar att en myndighet bör följa upp hur effektiviteten i handläggningen har utvecklats, bland annat för att kunna ta till vara de resurser som frigörs. Översätt det till avgränsningen: bestäm i förväg vilka mått som visar att piloten håller sig inom ramen – antal processer, användare, systemkopplingar, ledtid, kostnad – och vid vilka tillfällen de ska mätas.

Stäm av vid de givna tillfällena i stället för löpande. När mätningen visar att gränsen behöver flyttas – fler användare, en integration till, en förlängd period – besluta skriftligt, som med KB-utredningens tilläggsdirektiv: ett nytt beslut och ett nytt datum. Då syns det i efterhand om ändringen berodde på att avgränsningen var fel satt eller på att syftet förändrades under resan.

Kritiska avgränsningsmål i pilotprojekt