Vilka utbildningsinsatser behövs vid systeminförande?

Utgångspunkter: varför utbildning behövs vid systeminförande

Ett nytt system förändrar inte arbetsuppgifterna i sig – det är medarbetaren som ska utföra dem i systemet. Utbildningen bör därför svara på två frågor: vilken roll personen har och vad verksamhetens uppdrag kräver. SKR:s webbutbildning "Rollen som medarbetare inom kommun och region" följer den principen. Den riktar sig till alla anställda i kommun och region och fungerar som introduktion för nyanställda om vad som är specifikt för offentlig verksamhet.

Skatteverkets traineeprogram inom it visar hur rollanpassningen kan byggas in: deltagaren ingår i ett agilt team eller en arbetsgrupp och bidrar i leveranser och uppdrag från start, samtidigt som utbildning varvas med workshoppar och praktiska övningar. Programmet löper över 12 månader och deltagaren är anställd från start med marknadsanpassad lön. Den individuella utvecklingen följer både egna önskemål och teamets behov, och en uttrycklig förväntan är att snabbt omsätta teori i praktik – samma krav som ett systeminförande ställer på övriga medarbetare.

En och samma utbildningsinsats räcker därför sällan. Roller som handlägger ärenden, roller som arbetar i verksamhetssystem och roller som utvecklar eller förvaltar systemen behöver olika djup i samma system – och olika mycket insikt i regelverket kring hanteringen.

Grundutbildning om offentlig verksamhet och informationshantering

SKR:s webbutbildning går igenom principerna för offentlig verksamhet – demokrati, objektivitet och legalitet – och förmedlar via text, intervjuer och dilemmaövningar kunskap om offentlig verksamhet, offentlighet och sekretess samt jäv och mutor. Den är digital, kostnadsfri och helt öppen; ingen registrering krävs. Individuellt tar den cirka 30 minuter, i grupp cirka 40 minuter. Korta filmer och poddavsnitt varvas med fakta, frågor och påståenden där deltagaren får återkoppling direkt. Deltagaren tar ställning i fem case med dilemman och kan avsluta med en kort utvärdering.

För ett systeminförande är poängen att utbildningen kan köras i sin helhet eller användas i sina olika delar som diskussionsunderlag vid medarbetardagar, arbetsplatsträffar eller andra utbildningstillfällen. Den som leder gruppen har stöd i en lärarhandledning och ett faktablad om principer för offentlig verksamhet. Samma bas fungerar alltså både som introduktion för nyanställda och som repetition inför att ett nytt system börjar användas för till exempel ärendehantering eller registrering.

Kvar att göra lokalt är att koppla begreppen till det egna systemet. Medarbetaren behöver veta vilka uppgifter som får registreras, när en uppgift är en allmän handling, vad som kan omfattas av sekretess och hur jäv och mutor aktualiseras i den egna rollen. Grundutbildningen ger begreppen – verksamheten måste gå igenom hur de tar sig uttryck i just de funktioner och flöden som införs.

Nyckeldata från nationella utbildningsresurser

Praktisk systemträning i team och workshops

Läsning och film ger begrepp, men färdigheten kommer i det egna arbetet. Skatteverkets traineeprogram kombinerar utbildning med workshoppar och praktiska övningar, samtidigt som deltagaren arbetar i ett agilt team eller en arbetsgrupp och bidrar i leveranser och uppdrag. Programmet innehåller också ett hackaton, där deltagaren får kunskaper i systemutvecklingsfrågor. Modellen går att överföra direkt på ett systeminförande: låt utbildningstillfällena följas av uppgifter som utförs i systemet, med en kollega eller handledare tillgänglig.

Tre praktiska kriterier för övningarna: de ska göras i systemets skarpa eller skarpt liknande miljö, de ska utgå från verksamhetens egna ärendetyper och arbetsflöden, och de ska genomföras i den gruppkonstellation som gäller i vardagen – arbetet sker i team, inte enskilt.

Workshops fyller en annan funktion än den individuella träningen: de ger plats för de situationer där systemet inte är entydigt, till exempel när en uppgift ska registreras på ett visst sätt eller när en handläggare behöver avgöra vem som ska ha åtkomst. Låt därför en del av workshop-tiden gå till sådana gränsfall i stället för till genomgång av menyer.

Process för effektiv utbildning vid systeminförande

Mentorskap och individuella utvecklingsplaner

Skatteverkets upplägg innehåller två stöd som håller lärandet levande efter de första utbildningstillfällena. Deltagaren har en egen mentor som följer och stöttar under hela programtiden, till exempel genom coachande samtal om den personliga utvecklingen. Deltagaren och chefen tar dessutom tillsammans fram en individuell utvecklingsplan som de följer upp och reviderar löpande under programperioden.

I ett systeminförande betyder det att utbildningen inte bör avslutas med ett genomfört tillfälle. Mentorn kan vara den kollega som redan behärskar systemet och som finns kvar när de första uppgifterna ska lösas på egen hand. Utvecklingsplanen ger en plats att skriva ned vilka moment i systemet personen ännu inte är säker på – och att revidera när systemet ändras eller nya arbetsuppgifter tillkommer.

Eftersom uppföljningen sker löpande blir den också ett underlag för verksamheten: återkommande frågor i flera utvecklingsplaner pekar på var den centrala utbildningen behöver förstärkas eller göras om.

Utbildning i digital uppföljning och systemstöd

Skolverket beskriver digitaliserad uppföljning av elevers prestationer med hjälp av system som avser att stödja de utvecklingssamtal som genomförs i dialog. Formuleringen säger vad systemet är till för: att stödja en dialog, inte att ersätta den.

Utbildningen för skolpersonal behöver därför täcka två sidor. Den ena är systemets funktioner – hur underlag tas fram, sammanställs och läsas inför och under samtalet. Den andra är samtalsformen och bedömningen: vad underlaget faktiskt säger om en elevs prestationer, och hur det används i dialogen med elev och vårdnadshavare.

En rimlig ordning: gå först igenom vad systemet visar och vad det inte visar, öva därefter på att använda underlaget i ett samtal. Utan den andra delen riskerar systemet att bli en rapportgenerator i stället för det stöd för utvecklingssamtalet som det är avsett att vara.

Kvalitetssäkring och uppföljning av utbildningsinsatser

Kvalitetssäkringen kan byggas in i utbildningen redan från början. SKR:s webbutbildning avslutas med en kort utvärdering där deltagaren kan lämna synpunkter, och delarna är utformade för att kunna användas som diskussionsunderlag vid medarbetardagar och arbetsplatsträffar. Det ger återkommande tillfällen att fånga upp vad som är otydligt, i stället för en enstaka mätning.

Mentorskap och individuell utvecklingsplan svarar för den andra delen av uppföljningen. När planen följs upp och revideras löpande under perioden, så som Skatteverkets traineeprogram är upplagt, syns vilka moment som fortfarande inte sitter och var utbildningen behöver göras om eller fördjupas.

Tre konkreta kontroller att bygga in: att deltagarna efter utbildningen kan utföra sina arbetsuppgifter i systemet utan stöd, att utbildningsmaterialet uppdateras när systemet eller regelverket ändras, och att nya medarbetare får samma bas. SKR-utbildningen är kostnadsfri, öppen och kräver ingen registrering, vilket gör den enkel att upprepa för nyanställda över tid.

Slutsats: så väljer ni rätt utbildningsinsatser

Behovet varierar med verksamhet och roll. En medarbetare i kommun eller region behöver grunden i demokrati, objektivitet, legalitet samt offentlighet och sekretess, jäv och mutor. En medarbetare i IT-verksamheten behöver utbildning och workshoppar kopplade till tekniska områden och praktiska övningar i team. Skolpersonal behöver kunna använda systemstöd i en dialog med eleven.

Fyra delar täcker helheten: en grundutbildning om uppdraget och informationshanteringen, praktisk träning i systemet tillsammans med teamet, en mentor och en individuell utvecklingsplan som följs upp löpande, samt en inbyggd utvärdering som gör att innehållet kan revideras när systemet eller verksamheten förändras.

Fyra nyckelsteg i utbildningsinsatser vid systeminförande

Olika behov av utbildning beroende på roll i organisationen