Avtalsfrågor vid systemköp: ansvar, villkor och utträde

Rättsliga grunder vid systemköp i offentlig sektor

När en kommun eller region köper in ett verksamhetssystem aktualiseras både upphandlingsregler och avtalsrättsliga frågor. Enligt lagen om offentlig upphandling ska en myndighet som huvudregel annonsera upphandlingen innan någon tilldelas kontrakt (Högsta förvaltningsdomstolen, mål 4575-15).

Upphandlingsmyndigheten har information om uteslutning av leverantörer. Vid upphandling över tröskelvärdena måste upphandlande myndigheter begära in och kontrollera bevis för att leverantören inte ska uteslutas. Det gäller bland annat när leverantören eller en företrädare dömts för vissa allvarliga brott, eller när skyldigheter för skatter eller sociala avgifter inte fullgjorts.

Om systemköpet i stället görs från en juridisk person som kommuner eller regioner kontrollerar tillsammans kan undantaget för intern upphandling bli aktuellt. Enligt Högsta förvaltningsdomstolens praxis krävs att den upphandlande myndigheten utövar en kontroll motsvarande den över egen förvaltning, och att leverantören bedriver huvuddelen av sin verksamhet för de kontrollerande myndigheterna (HFD 2018:71). Domstolens informationsmaterial om mål 6278-24 anger att ett villkor är att den kontrollerade juridiska personen utför mer än 80 procent av sin verksamhet för de kontrollerande upphandlande myndigheternas räkning.

Förutsättningar för intern upphandling i systemköp

Fördelar och risker med intern upphandling av system

Avtalsvillkor för system: ansvar, licenser, implementation och tjänstenivåer

Avtalet bör reglera ansvarsfördelningen för systemet. Det kan handla om ansvar för fel och avvikelser, skyldigheter vid driftsstörningar, tidsfrister för åtgärder samt hur tvister och reklamationer ska hanteras. För offentliga köpare är det dessutom viktigt att avtalet knyter an till upphandlingsunderlaget och de krav som ställdes i upphandlingen.

Licens- och prenumerationsvillkor behöver vara tydliga. Avtalet bör beskriva nyttjanderätt, antal användare eller omfattning, förlängning, uppsägning och vad som gäller om användningen förändras. Parterna bör också komma överens om rättigheter till anpassningar och dokumentation.

Vid implementation och införande bör avtalet reglera milstolpar, acceptanskriterier, testning, utbildning och ansvar för övergång från ett eventuellt befintligt system. Tjänstenivåer (SLA) bör beskrivas med tillgänglighet, support, incidenthantering och uppföljning, så att båda parter vet vilka åtgärder som gäller och hur avvikelser hanteras.

Viktiga kriterier i systemavtal enligt svensk offentlig sektor

• Rätt till anpassningar — Ska förekomma i avtalet

Ansvarsfördelning och tillsyn vid systemavtal

Kommunal avtalsverksamhet och offentlig upphandling omfattas av tillsyn och prövning. Konkurrensverket är tillsynsmyndighet för den offentliga upphandlingen och granskar upphandlande myndigheters tillämpning av upphandlingslagstiftningen (HFD 2018:71).

I systemavtal är det därför viktigt att avtalet har tydliga kriterier för uppföljning och återkoppling. Följs inte upphandlingsreglerna kan frågor om efterlevnad och eventuella tillsynsåtgärder uppstå.

Om avtalsbestämmelser inte uppfylls kan risken för tvist, sanktioner enligt avtalet eller andra rättsliga åtgärder öka. Kommunen eller regionen behöver därför kunna följa upp leverantörens åtaganden, dokumentera avvikelser och ha rutiner för eskalering.

Utträde, dataportabilitet och inlåsning vid systemavtal

Utträde från ett systemavtal bör regleras med tydliga villkor för avslut, övergångsperioder och ansvar för övergångsarbete. Det är viktigt att säkerställa att verksamheten inte drabbas av avbrott under övergången.

Dataportabilitet och rätt till data bör framgå av avtalet, inklusive format, överlämning, radering och eventuell hjälp med migrering. För att minska inlåsning (vendor lock-in) kan avtalet också behandla dokumentation, öppna standarder och rättigheter till anpassningar.

Högsta förvaltningsdomstolen har begärt förhandsavgörande från EU-domstolen i mål 6278-24 (2026) om tolkningen av begreppet "verksamhet utförd för myndighetens räkning" i upphandlingsdirektivet. Konkurrensverket har gjort gällande att verksamhet som bedrivs mot tredje man i konkurrens med andra företag inte kan anses utföras för myndigheternas räkning, vilket kan påverka tillämpningen av undantaget för intern upphandling.

Kontrollpunkter vid utträde från systemavtal